Puoi presentarci la tua azienda e il tuo ruolo?
Sono Giovanni Ortolomo, direttore commercialle della Ortolomo Elettricità Generale Srl, distributore di materiale elettrico da oltre 40 anni, siamo un’azienda fondata dal nostro amministratore Gennaro Ortolomo nel 1983, e negli anni ci siamo specializzati nelle forniture di materiale elttrico specializzato, come sistemi B.M.S., illuminotecnica e impianti di Media Tensione, senza tralasciare le classiche forniture riguardanti i distributori di materiale elettrico.
In che modo utilizzavi la versione precedente nel tuo lavoro quotidiano?
Utilizzavo la versione precedente per formulazione offerte, ordini clienti, ordini fornitori, gestione listini fornitore, analisi statistiche e gestione del magazzino.
Come si svolge oggi una tua giornata tipo con butterflAI?
Con butterflAI svolgo normamelmente tutte le attività quotidiane con notevoli vantaggi, soprattutto dal punto di vista della formulazione degli ordini e dell’offerta, riuscendo a importare file excel per le liste materiale e caricare file PDF come allegati. Inoltre la visualizzare e l’individuazione di offerte, ordini e back-order risultano semplificate e risolvibili in tempi ridotti rispetto alla versione 5250. Anche la gestione delle scorte e lavorazione proposte fornitore offre una visualizzazione semplificata e di facile utilizzo, anche in questo caso la possibilità di importare file excel è un vantaggio notevole.
L’integrazione con Mail e WhatsApp sono un benificio indescrivibile grazie anche agli algoritmi di intelligenza artificiale – che possono essere ancora migliorati – e che rendono ancor più rapide le operazioni quotidiane.
La visulizzazione delle schede tecniche prodotto e delle imaggini permottono di dare risposte immediate ai nostri clienti.
Evoluzione operativa
Quali attività risultavano più complesse o lente prima?
Le uniche attività che risultano lente sono legate soprattutto alle vendite di banco, dove si richiede una maggiore rapidità sia nell’immisione degli ordini che nella gestione del carrello.
Come sono cambiate oggi con butterflAI?
Sicuramente butterflai è uno strumento evoluto che soprattutto grazie alla sua Dashboard personalizzabile e intuitiva che permette all’utente di avere tutte le informazioni principali a portata di click.
Gestione comunicazioni e documenti
In che modo butterflAI supporta l’interpretazione e la gestione delle e-mail?
Come detto inizialmente, lo strumento delle mail integrato al gestionale è uno strumento fondamentale soprattutto grazie alle integrazioni di intelligenza artificiale, che permottono di gestire in maniera rapide le attività quotidiane come elaborazioni offerte e ordini individuando il cliente in maniera rapida e precisa.
La gestione degli allegati è migliorata? In che modo?
Questo è un passo in avanti fondamentale in quanto prima non avevamo la possibilità di gestire gli allegati, oggi sono fondamentali e la possibilità di gestirli in modo semplice è un vantaggio importantissimo. L’esempio più banale riguarda l’inoltro degli allegati di un offerta, cosa che ci viene chiesta quotidianamente dai nostri clienti.
Utilizzi l’integrazione con WhatsApp? Che impatto ha avuto sul tuo lavoro?
Vale lo stesso discorso fatto con le mail, essendo WhatsApp ormai uno strumendo di comunicazione utilizzata sia dai cliente sia dai fornitori è stata un ottima idea quella di integrarla nel gestionale. In questo momento stiamo utillizzando WhatsApp in maniera costante, anche più della mail, per la possibilità di gestire il tutto con unico numero senza dovere far viaggiare comunicazioni tramite dispositivi personali dei collaboratori. Sarebbe bello potere creare dei gruppi in modo da permettere ai cliente di poter comunicare con il reparto giusto in maniera ancor pià rapida.
Come valuti le funzioni di import/export dati (Excel/CSV)?
Anche in questo caso, parliamo di uno strumento fondamentale sia per l’importazione sia, soprattutto, per l’esportazione dei dati che oggi sono fondamentali per analizzare gli andamenti di un azienda, entrambi i metodi risultano comunque semplici da utilizzare cosa fondamentale.
Considerazioni finali
Quale attività operativa oggi gestisci in modo più rapido rispetto a prima?
Ormai quasi tutte: dall’elaborazione di un’offerta, ordine fino alla lavorazione di proposte ordine fornitore.
Dove hai notato la maggiore semplificazione nei processi?
Nella ricerca di ogni genere, cliente, articolo, fornitore, documenti, offerte etc.
Quale funzionalità utilizzi di più perché ti porta un beneficio concreto?
La funzione che da un maggiore benificio è quella dell’importazione deglio ordini in excel soprattutto quando parliamo di centinaia di righe da inserire. Prima, manulmente, ci voleva un tempo estremamente lungo e aumentava il margine di errore. Anche la ricerca degli articoli grazie anche al flag della visualizzazione del solo materiale disponibile è un ottimo strumento che semplifica le ricerche.
La ricerca delle offerte aperte è molto vantaggiosa in quanto da un unico elenco riesco tranquillamente ad individuare e lavorare le offerte, mentre prima risultava molto pià macchinosa. Ora permette di effettuare azioni che prima erano quasi impossibili da fare.
